Procédure pour la soumission des résumés sur Sciencesconf

Les contributions sont soumises sous la forme d’un résumé limité à deux pages selon le format ci-dessous. Les auteurs indiquent leur choix de session lors de la soumission. Les articles peuvent être rédigés en français ou en anglais (Articles can be written in French or in English).

Le comité organisateur a convenu de prolonger la date limite de soumission des articles jusqu'au 30 novembre 2022 (The organizing committee has agreed to extend the deadline for submission of papers until November 30, 2022.)

Format des articles

Les résumés sont attendus dans les formats suivants : 

Soumettre un résumé via Sciencesconf

Les soumissions sont gérées par le système de gestion de Sciencesconf. Lors de la soumission, les auteurs indiquent leur choix de session ou thématique (choix unique) qui convient le mieux à leur dépôt. Les thématiques proposées dans le formulaire de soumission sont toutes celles reprises à la page Séssions dediées.

Chaque auteur est limité à une seule présentation. Les articles peuvent être écrit en français ou en anglais. L’auteur soumettant une contribution est la personne de contact pour cette soumission.

a) Créer un compte

Afin de réaliser un dépôt de résumé, il vous faut d’abord créer un compte Sciencesconf. Si vous n’avez pas encore de compte Sciencesconf, vous pouvez le créer sur ce site même, en survolant le bouton Connexion (accessible dans le coin supérieur droit de chaque page du site).  Vous recevrez un mail avec un lien vous permettant de valider la création de votre compte.

Attention! Si vous avez déjà créé un compte sur Hal ou Episciences, ce compte peut être réutilisé pour accéder à Sciencesconf.org. Pas besoin de créer un nouveau compte.

Vous ne vous souvenez pas si vous avez déjà un compte ? Un compte est associé à une adresse mail. Lorsque vous renseignez votre adresse mail sur le formulaire de création du compte, le système vous indiquera si l’adresse mail est déjà utilisée. Vous pouvez récupérer votre mot de passe ici : https://www.sciencesconf.org/user/lost.

b) Créer une soumission (déposer un résumé)

Après vous être connecté sur le site Web de ROADEF 2023: allez dans Mon espace > Mes dépôts et cliquez sur Déposer un résumé. Par défaut, vous devrez renseigner et vérifier 4 étapes.

Etape Métadonnées

Renseignez au minimum toutes les informations obligatoires signalées par une *.

Etape Auteur(s)

Cette partie vous permet de renseigner les auteurs de votre soumission. Vous pouvez renseigner autant d’auteurs que vous souhaitez en cliquant sur  Renseigner un auteur.

Etape Fichier(s)

Cette étape vous permet de déposer le fichier pdf du résumé. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Transférer. Le fichier doit apparaître en bas, sous FICHIER.

Etape Récapitulatif

Cette dernière étape vous permet de visualiser votre dépôt (l’ensemble des métadonnées introduites et le fichier contenant le résumé). Si vous souhaitez revenir sur votre dépôt, cliquez sur les étapes précédentes, sinon cliquez sur Déposer.

c) Les différents statuts d’un dépôt

Voici un résumé des différents statuts concernant votre (vos) dépôt(s) :

• Initial : indique que votre dépôt n’a pas encore été relu par les relecteurs. Aucune action n’a encore été effectuée de la part des administrateurs du congrès ; vous pouvez encore modifier votre dépôt.
• Relu : votre dépôt a été évalué mais le coordinateur (le président du comité scientifique) n’a pas encore décidé de la suite de votre dépôt. Votre dépôt n’est pas modifiable.
• Attente de modification : les administrateurs du site attendent une modification de votre part.
• Accepté : votre dépôt a été accepté et n’est plus modifiable.
• Refusé : votre dépôt a été refusé.

d) Modifier votre dépôt

Vous ne pouvez plus modifier des dépôts qui ont été acceptés (en vert), refusés (en rouge) ou relus (en blanc).

Toutefois, si votre dépôt a le statut Initial, vous pouvez aller dans le menu Mes dépôts et cliquer sur le petit crayon à droite de votre dépôt afin de pouvoir y apporter des modifications.

De même, si le statut indiqué est Attente de modification, il suffit de cliquer sur le crayon afin de modifier votre dépôt.

e) Accéder aux commentaires du relecteur

Une fois votre dépôt évalué, vous pourrez accéder aux avis des relecteurs en cliquant sur le petit œil à droite de votre dépôt dans le menu Mes dépôts. S’il y a des modifications à faire par rapport à votre dépôt, vous recevrez un mail avec les commentaires des relecteurs.